n8n, Make oder Zapier — was zu deinem Betrieb passt.

Der Vergleich in einer Tabelle.

Stand der Recherche: Oktober 2026. Preise und Pläne ändern sich bei allen drei Anbietern regelmäßig; ich nenne deshalb keine Beträge. Prüf die aktuellen Bedingungen auf den Seiten der Anbieter.

Bedienung.

Zapier ist auf Einfachheit gebaut: Auslöser wählen, Aktion wählen, Felder zuordnen, fertig. Für einfache Abläufe kommt man ohne technisches Wissen sehr weit.

Make zeigt Abläufe als visuelle Landkarte mit Verzweigungen, Schleifen und Filtern. Das ist für komplexere Abläufe übersichtlicher, verlangt aber mehr Einarbeitung.

n8n ist ähnlich visuell, aber näher an der Technik: Man sieht die Daten zwischen jedem Schritt im Detail, kann eigenen Code einfügen und beliebige Schnittstellen direkt ansprechen. Für Menschen mit technischem Verständnis ist das ein Vorteil, für alle anderen eine Hürde.

Abrechnung.

Hier liegt der größte praktische Unterschied. Zapier rechnet nach Aufgaben ab — jeder ausgeführte Aktionsschritt zählt. Bei vielen Abläufen mit vielen Schritten wird das schnell teuer.

Make rechnet seit August 2025 in Credits statt Operationen ab. Für normale Schritte entspricht ein Schritt meist einem Credit. KI-Module verbrauchen je nach Umfang unterschiedlich viele, und Auslöser, die regelmäßig nachsehen, ob es Neues gibt, verbrauchen Credits auch dann, wenn nichts Neues da ist.

n8n selbst gehostet rechnet gar nicht ab — es kostet nur den Server und die Pflege. Die Cloud-Fassung rechnet nach Ausführungen ab, also pro Durchlauf eines Ablaufs, unabhängig von der Zahl der Schritte. Bei langen Abläufen ist das ein spürbarer Unterschied (Kosten).

Datenschutz.

Bei Zapier und Make laufen alle Daten über die Server des Anbieters. Beide bieten Auftragsverarbeitungsverträge an; Make hat zudem Rechenzentren in der EU. Für viele Abläufe ist das ausreichend.

Bei sensiblen Daten — Gesundheitsdaten, Personaldaten, Daten von Mandanten — ist ein selbst gehostetes n8n auf einem Server in der EU oft die sauberste Lösung: Die Daten verlassen das eigene System nur dort, wo es der Ablauf ausdrücklich verlangt (Automatisierung und DSGVO).

Anbindungen.

Zapier hat die meisten fertigen Anbindungen, Make und n8n viele. In der Praxis ist das seltener entscheidend als gedacht: Alle drei können beliebige Schnittstellen über allgemeine Anfragen ansprechen.

Wichtiger ist die Qualität der Anbindungen für die Systeme, die du tatsächlich nutzt — besonders bei deutschen Programmen wie Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystemen. Vor einer Entscheidung lohnt ein Blick, ob deine wichtigsten Systeme gut abgedeckt sind (Buchhaltung anbinden).

KI-Funktionen.

Alle drei bieten inzwischen KI-Schritte: Texte zusammenfassen, Daten aus Dokumenten lesen, Anfragen einordnen, Antworten entwerfen. n8n ist hier besonders flexibel, weil sich eigene KI-Agenten mit Werkzeugen und Gedächtnis aufbauen lassen, und weil selbst gehostet keine zusätzlichen Kosten pro Schritt anfallen — nur die Kosten des KI-Anbieters (KI-Agenten).

Fehlerbehandlung.

Ein unterschätzter Punkt. Abläufe scheitern — weil eine Schnittstelle nicht antwortet, Daten fehlen oder sich ein Format ändert. Wichtig ist, was dann passiert.

Make und n8n bieten feingranulare Fehlerbehandlung: Wiederholen, Umwege, eigene Fehler-Abläufe. Zapier ist hier einfacher gehalten. Für geschäftskritische Abläufe ist die Fehlerbehandlung oft wichtiger als jede andere Funktion (Fehler überwachen).

Wann Zapier passt.

• Wenige, einfache Abläufe mit wenigen Schritten.
• Kein technisches Wissen im Team, und das soll so bleiben.
• Exotische Programme, die nur Zapier anbindet.
• Schneller Start wichtiger als Kosten.

Wann Make passt.

• Komplexere Abläufe mit Verzweigungen und Schleifen.
• Visuelles Arbeiten ist dem Team wichtig.
• Mittleres Volumen, bei dem Zapier zu teuer würde.
• Kein eigener Server gewünscht.

Wann n8n passt.

• Viele Ausführungen oder lange Abläufe.
• Sensible Daten, die im eigenen System bleiben sollen.
• Eigene Logik und Code nötig.
• KI-Agenten als Teil der Abläufe.
• Jemand übernimmt den Betrieb — intern oder extern (n8n selbst hosten).

Wechsel zwischen Werkzeugen.

Es gibt keinen Export, der Abläufe von einem Werkzeug ins andere überträgt. Ein Wechsel heißt: jeden Ablauf neu bauen. Das ist bei wenigen Abläufen schnell gemacht und bei Dutzenden ein Projekt.

Deshalb lohnt die Entscheidung am Anfang. Und deshalb lohnt eine Dokumentation, die beschreibt, was jeder Ablauf tut — unabhängig vom Werkzeug. Dann ist ein Wechsel ein Nachbau nach Plan statt einer Rekonstruktion.

Wenn du nicht weiterkommst.

Wenn du vor der Werkzeugwahl stehst oder mit deinem aktuellen Werkzeug an Grenzen stößt. Ich prüfe den Ablauf, baue ihn sauber auf und erkläre dir, was er tut. Die Übersicht aller Themen findest du unter Prozessautomatisierung, für Abläufe mit KI-Anteil unter KI-Automatisierung.

Orientierungswerte, keine Fixpreise — nach einem kurzen Gespräch bekommst du ein Festpreisangebot.

Wer hilft.

Ich bin Manuel Killert, Webentwickler aus Quakenbrück. Prozessautomatisierung und Schnittstellen sind ein Kern meiner Arbeit — ich baue Abläufe mit n8n, Make und eigenem Code, verbinde Websites, Shops, CRM- und Buchhaltungssysteme und unterrichte das Thema als Dozent. Meinen eigenen Betrieb lasse ich mit genau diesen Werkzeugen laufen.

Der Unterschied zu einem reinen Werkzeug-Einrichter: Ich verstehe die Systeme an beiden Enden der Verbindung. Wenn ein Ablauf scheitert, liegt es selten an der Automatisierung, sondern an einer Schnittstelle, einem Datenformat oder einer Annahme über den Prozess. Genau dort setze ich an.

Was du bekommst: eine ehrliche Einschätzung, was sich lohnt, einen Ablauf, der auch dann noch läuft, wenn etwas Unerwartetes passiert, und eine Dokumentation, mit der du ihn verstehst — auch wenn die Antwort lautet, dass sich etwas nicht zu automatisieren lohnt.