Bestellbestätigung kommt nicht an — der Kunde zahlt und hört nichts.

Welche Mails der Shop verschickt.

WooCommerce kennt eine ganze Reihe automatischer Nachrichten, die sich unter WooCommerce → Einstellungen → E-Mails einzeln ein- und ausschalten lassen. Für den Käufer sind es vor allem die Bestellbestätigung nach Zahlungseingang, die Nachricht bei Fertigstellung, die Rechnung bei ausstehender Zahlung und die Stornierungsmeldung. Für dich als Betreiber gibt es die Benachrichtigung über neue Bestellungen und über fehlgeschlagene Zahlungen.

Prüfe zuerst, ob die betroffene Mail überhaupt aktiviert ist und ob im Feld für den Empfänger die richtige Adresse steht. Das klingt banal, ist aber erstaunlich oft die ganze Ursache — besonders nach einem Umzug oder einer Übernahme, wenn dort noch die Adresse des vorherigen Betreuers steht.

Status entscheidet.

Das ist der Punkt, den die meisten übersehen: WooCommerce verschickt Mails nicht beim Absenden der Bestellung, sondern beim Statuswechsel. Die eigentliche Bestellbestätigung geht raus, wenn eine Bestellung auf „In Bearbeitung" oder „Abgeschlossen" springt. Bleibt sie auf „Zahlung ausstehend" hängen — etwa weil die Rückmeldung des Zahlungsanbieters nicht ankommt — wird nie eine Bestätigung ausgelöst. Der Kunde hat bezahlt, der Shop weiß es nur nicht.

Prüfe deshalb in der Bestellübersicht, in welchem Status die betroffenen Bestellungen stehen. Hängen viele auf „Zahlung ausstehend", liegt das Problem nicht bei den Mails, sondern bei der Zahlungsabwicklung (Zahlung funktioniert nicht). Bei Vorkasse und Rechnung ist dieses Verhalten dagegen normal — dort gibt es bewusst erst eine Zahlungsaufforderung und später die Bestätigung.

Warum SMTP der Kern ist.

Standardmäßig übergibt WordPress Mails an eine PHP-Funktion, die sie direkt vom Webserver aus verschickt. Das ist billig und unzuverlässig: Solche Mails haben keinen authentifizierten Absender, und Mailanbieter behandeln sie entsprechend — sie landen im Spam oder werden gleich abgewiesen. Bei Werbung wäre das ärgerlich, bei einer Bestellbestätigung ist es geschäftsschädigend.

Die Lösung ist, den Versand über ein echtes Postfach zu leiten: ein SMTP-Plugin installieren, dort Server, Port, Benutzername und Passwort des Postfachs eintragen, das zu deiner Domain gehört. Damit wird die Mail so verschickt, als hättest du sie selbst geschrieben — mit allen Prüfmerkmalen, die Mailanbieter erwarten. Die ausführliche Anleitung mit den üblichen Stolpersteinen steht in E-Mails kommen nicht an.

Ein praktischer Hinweis zu den Ports: Üblich sind 587 mit STARTTLS und 465 mit SSL. Manche Hoster sperren einen davon. Klappt der eine nicht, probiere den anderen, bevor du an den Zugangsdaten zweifelst.

SPF, DKIM und DMARC.

Diese drei Einträge im Domain-System entscheiden mit darüber, ob deine Mails ankommen:

Bei den meisten deutschen Hostern sind SPF und DKIM für Postfächer der eigenen Domain bereits eingerichtet — ein Grund mehr, den Versand über ein solches Postfach zu leiten. Nutzt du einen externen Versanddienst, müssen dessen Einträge zusätzlich hinterlegt werden, sonst verschlechterst du die Zustellung statt sie zu verbessern.

Absenderadresse richtig setzen.

Ein häufiger Fehler: Als Absender steht die E-Mail-Adresse des Kunden oder eine Adresse einer fremden Domain. Beides führt dazu, dass die Prüfung fehlschlägt, weil dein Server nicht berechtigt ist, für diese Domain zu senden. Die Absenderadresse muss zu deiner Domain gehören — etwa shop@deine-domain.de. Die Adresse des Kunden gehört ins Feld für Antworten, nicht in das für den Absender. Einstellen lässt sich das unter WooCommerce → Einstellungen → E-Mails im Abschnitt für Absenderoptionen.

Systematisch testen.

1. Testmail senden: Die meisten SMTP-Plugins haben dafür eine Funktion. Kommt sie nicht an, liegt es nicht an WooCommerce.
2. Testbestellung aufgeben, am besten mit einer Adresse bei einem großen Freemail-Anbieter.
3. Spam-Ordner prüfen — auch bei dir selbst.
4. Status manuell ändern: Bestellung im Backend auf „Abgeschlossen" setzen und schauen, ob die Mail rausgeht.
5. Mehrere Anbieter testen: Kommt die Mail bei einem an und beim anderen nicht, ist es ein Reputations- oder Eintragsproblem.
6. Protokoll auswerten (siehe unten).

Protokoll führen.

Ein Protokoll-Plugin zeichnet jede verschickte Mail auf: Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und ob die Übergabe geklappt hat. Damit beantwortest du die entscheidende Frage — hat der Shop überhaupt versucht zu senden? Steht die Mail im Protokoll, aber der Kunde hat nichts, ist es ein Zustellungsproblem. Steht sie gar nicht drin, ist es ein Auslöseproblem, also meist der Bestellstatus. Ohne diese Unterscheidung suchst du im Dunkeln.

Wenn die Mail ankommt, aber nichts taugt.

Manchmal ist nicht der Versand das Problem, sondern die Nachricht selbst: kein Logo, falsche Farben, fehlende Pflichtangaben. Für eine Bestellbestätigung an Verbraucher gehören Angaben zum Unternehmen, zur Bestellung und zum Widerruf dazu. Die Vorlagen lassen sich unter WooCommerce → Einstellungen → E-Mails anpassen — Kopfbild, Grundfarbe und Fußtext ohne Code. Weitergehende Änderungen laufen über überschriebene Vorlagen im Child-Theme. Achte darauf, dass die Mail auch auf dem Handy lesbar bleibt; dort wird der größte Teil gelesen.

Prüfliste.

• Betroffene Mail unter den E-Mail-Einstellungen aktiviert?
• Empfängeradresse für Betreiber-Benachrichtigungen aktuell?
• Absenderadresse gehört zur eigenen Domain?
• Versand läuft über SMTP mit echtem Postfach?
• SPF und DKIM für die Domain vorhanden?
• Bestellungen hängen nicht auf „Zahlung ausstehend"?
• Protokoll zeigt Versandversuche?
• Testmail bei mindestens zwei verschiedenen Anbietern angekommen?

Wenn du nicht weiterkommst.

Wenn Bestellbestätigungen ausbleiben und du nicht unterscheiden kannst, ob es am Versand oder am Bestellstatus liegt, übernehme ich die Prüfung — inklusive SMTP-Einrichtung. Ich finde die Ursache, behebe sie und erkläre dir, was passiert ist: WordPress-Hilfe, bei einem Totalausfall der Notfall-Support. Damit es gar nicht erst so weit kommt: WordPress-Wartung.

Orientierungswerte, keine Fixpreise — nach einem kurzen Gespräch bekommst du ein Festpreisangebot.

Wer hilft.

Ich bin Manuel Killert, WordPress-Entwickler aus Quakenbrück. Seit 2020 baue und betreue ich WordPress-Websites — für Handwerksbetriebe, Industrie, Gastronomie, Start-ups und Vereine —, entwickle eigene Plugins und unterrichte WordPress als Dozent an der KW Design Akademie. Das heißt: Ich kenne die typischen Fehler nicht nur aus Foren, sondern aus eigenen Projekten, und ich kann sie so erklären, dass du sie beim nächsten Mal selbst erkennst. Du erreichst mich direkt, ohne Ticketsystem.