Der Shopumsatz passt nie zum Kontoauszug — und das ist normal.
Zwischen „Kunde hat bezahlt“ und „Geld ist auf dem Konto“ liegen bei Zahlungsdienstleistern mehrere Tage, Gebühren und eine Sammelauszahlung. Wer das nicht abbildet, hat am Jahresende eine Differenz, die niemand erklären kann.
Jede Zahlungsart bekommt ein eigenes Verrechnungskonto. Die Bestellung wird dort als Eingang gebucht, die Sammelauszahlung aufs Bankkonto als Ausgang, die einbehaltene Gebühr als Aufwand. Danach geht das Verrechnungskonto auf — und was darauf stehen bleibt, ist unterwegs befindliches Geld, keine Differenz. Ohne diese Struktur fehlt am Jahresende genau die Summe der Gebühren.
Website down oder gehackt? Schreib mir per WhatsApp oder E-Mail mit Domain und kurzer Beschreibung — ich melde mich in der Regel innerhalb weniger Stunden, auch am Wochenende, wenn es brennt. Zugangsdaten bitte nie in der ersten Nachricht, sondern erst nach Absprache über einen sicheren Weg.
Warum es nie passt.
Im Shop steht: Bestellung über 119 Euro, bezahlt. Auf dem Konto landet ein paar Tage später ein Betrag, der nicht 119 Euro ist, sondern mehrere Bestellungen zusammenfasst und um Gebühren gekürzt wurde. Es gibt keine Zeile, die zur Bestellung passt.
Das ist kein Fehler des Shops und keiner des Dienstleisters, sondern die normale Funktionsweise. Der Fehler entsteht erst, wenn die Buchhaltung so tut, als gäbe es diesen Zwischenschritt nicht.
Verrechnungskonten.
Die Lösung ist ein Zwischenkonto je Zahlungsart. Es bildet genau das ab, was tatsächlich passiert: Das Geld ist beim Dienstleister, noch nicht bei dir.
| Vorgang | Buchung auf dem Verrechnungskonto |
|---|---|
| Kunde bezahlt im Shop | Eingang in Höhe des Bestellbetrags |
| Dienstleister zahlt aus | Ausgang in Höhe der Auszahlung |
| Dienstleister behält Gebühr ein | Ausgang als Aufwand |
| Rückerstattung an den Kunden | Ausgang |
| Rückbuchung durch den Kunden | Ausgang, plus mögliche Gebühr |
Wenn alles erfasst ist, steht auf dem Konto nur noch das, was gerade unterwegs ist. Das ist eine erklärbare Zahl — und genau das will man haben.
Der Ablauf an einem Beispiel.
Drei Bestellungen über 50, 80 und 120 Euro werden am Montag bezahlt. Auf dem Verrechnungskonto stehen 250 Euro Eingang. Am Mittwoch zahlt der Dienstleister aus und behält 7,50 Euro Gebühren ein; auf dem Bankkonto kommen 242,50 Euro an.
Gebucht wird: 242,50 Euro Ausgang vom Verrechnungskonto auf die Bank, 7,50 Euro Ausgang als Gebührenaufwand. Das Verrechnungskonto steht danach auf null. Hätte man nur die 242,50 Euro als Umsatz gebucht, fehlten 7,50 Euro Umsatz und 7,50 Euro Aufwand — und zwar bei jeder Auszahlung des Jahres.
Die Zahlen hier sind erfunden und dienen nur der Veranschaulichung. Welche Konten bei dir konkret zu verwenden sind, legt dein Steuerberater fest (Übergabe an die Kanzlei).
Gebühren.
Gebühren sind Aufwand und müssen als solcher erfasst werden — sowohl steuerlich als auch, weil du sonst deine echte Marge nicht kennst. Bei vielen kleinen Bestellungen kann der Gebührenanteil erheblich sein, und das sieht man nur, wenn er separat gebucht wird.
Praktisch kommen die Gebührenangaben aus dem Abrechnungsbericht des Dienstleisters, nicht aus dem Shop. Der Shop kennt den Bestellbetrag, nicht den Abzug. Deshalb reicht eine reine Shopanbindung für den Zahlungsabgleich nicht aus — es braucht zusätzlich den Bericht des Dienstleisters.
Rückerstattungen und Rückbuchungen.
Zwei verschiedene Dinge. Eine Rückerstattung veranlasst du selbst: Der Betrag geht zurück an den Kunden, meist über das Verrechnungskonto. Eine Rückbuchung veranlasst der Kunde oder seine Bank — dabei kommt häufig eine zusätzliche Gebühr dazu, und der Vorgang kann Wochen nach der Bestellung auftauchen.
Beides muss in der Buchhaltung ankommen, und beides braucht eine Gutschrift mit den richtigen Steuersätzen. Rückbuchungen sind dabei besonders tückisch, weil sie nicht aus dem Shop kommen und deshalb leicht übersehen werden (Rückerstattungen, Gutschriften).
Offene Posten.
Bei Vorkasse, Rechnung und Lastschrift entsteht ein zeitlicher Abstand zwischen Bestellung und Zahlung — manchmal auch dauerhaft, wenn nicht gezahlt wird. Dann braucht es ein Verfahren: Ab wann wird gemahnt, wann wird eine Forderung ausgebucht, wie erfährt der Shop davon.
Technisch ist der wichtige Teil, dass ein Zahlungseingang die Bestellung im Shop auf bezahlt setzt. Sonst stehen im Shop Bestellungen als unbezahlt, die längst beglichen sind — und jemand arbeitet eine Liste ab, die nicht stimmt.
Fremdwährungen.
Wer in anderen Währungen verkauft, hat zusätzlich Umrechnungsdifferenzen: Der Kurs bei Bestellung ist nicht der Kurs bei Auszahlung. Die Differenz ist ein eigener Posten und keine Unstimmigkeit. Auch hier gilt: Erfassen, nicht wegrunden, sonst wächst eine unerklärte Differenz (Währungen im Shop).
Was sich automatisieren lässt.
- Markierung als bezahlt im Shop, sobald die Zahlung bestätigt ist.
- Buchung auf das Verrechnungskonto je Zahlungsart.
- Einlesen des Abrechnungsberichts des Dienstleisters samt Gebühren.
- Auflösung der Sammelauszahlung gegen die enthaltenen Einzelzahlungen.
- Benachrichtigung bei Rückbuchungen.
Punkt drei und vier sind der eigentliche Zeitfresser und damit der Teil, bei dem Automatisierung am meisten bringt. Punkt eins ist der einfachste und wird trotzdem oft nicht gemacht (Buchhaltung automatisieren).
Monatlicher Abgleich.
- Shopumsatz des Monats ermitteln, nach Zahlungsart getrennt.
- Abrechnungsbericht jedes Dienstleisters herunterladen.
- Verrechnungskonten prüfen: Was steht offen, und ist das erklärbar?
- Rückerstattungen und Rückbuchungen gegenprüfen.
- Abweichungen klären, solange die Vorgänge frisch sind.
Schritt drei ist der eigentliche Prüfpunkt. Ein Verrechnungskonto, auf dem ein Betrag steht, der nicht zu einer ausstehenden Auszahlung gehört, zeigt einen Fehler — und zwar sofort, nicht erst im Folgejahr.
Typische Fehler.
- Nur die Auszahlung gebucht, Gebühren verschwinden im Umsatz.
- Alle Zahlungsarten auf einem Konto — nichts ist mehr zuzuordnen.
- Rückbuchungen übersehen, weil sie nicht aus dem Shop kommen.
- Bestellungen bleiben unbezahlt im Shop, obwohl Geld da ist.
- Abrechnungsberichte nicht archiviert — sie sind Teil der Nachweiskette.
- Testzahlungen aus der Einrichtungsphase in den echten Zahlen.
Wenn du nicht weiterkommst.
Wenn deine Zahlen nicht aufgehen oder der Monatsabschluss jedes Mal ein halber Tag ist. Ich richte die Verbindung ein, teste sie mit echten Bestellungen und zeige dir, woran du erkennst, dass sie läuft: WooCommerce-Support. Soll die Übertragung dauerhaft überwacht werden, geht das über die WooCommerce-Wartung. Passt kein fertiges Werkzeug, baue ich die Verbindung selbst: eigene Schnittstelle entwickeln lassen.
Ursache finden, Website wieder zum Laufen bringen, kurzer Bericht — meist am selben Tag.
Für Anpassungen, Fehlerbehebung und Beratung nach Aufwand, abgerechnet in 15-Minuten-Schritten.
Updates, Backups, Sicherheitscheck, Monitoring — Kleinigkeiten inklusive.
Orientierungswerte, keine Fixpreise — nach einem kurzen Gespräch bekommst du ein Festpreisangebot.
Wer hilft.
Ich bin Manuel Killert, Webentwickler aus Quakenbrück. Ich baue und repariere WordPress- und WooCommerce-Systeme und verbinde sie mit anderer Software — Buchhaltung, Warenwirtschaft, Versand. Was ich dabei mache, ist die technische Seite: Daten sauber aus dem Shop holen, richtig zuordnen, zuverlässig übertragen und nachvollziehbar protokollieren.
Was ich ausdrücklich nicht mache: steuerliche Beratung. Welches Konto bebucht wird, wie Steuersätze bei deinem Geschäftsmodell anzusetzen sind und was dein Steuerberater für den Jahresabschluss braucht — das klärst du mit ihm, und ich setze es technisch um. Diese Arbeitsteilung funktioniert gut, weil beide Seiten dann über dasselbe reden: Ich frage beim Steuerberater nach den Vorgaben, er bekommt von mir eine Datei oder Übertragung, die zu seinen Vorgaben passt.
Wenn du mir schreibst, sag mir am besten gleich, womit gebucht wird und wie viele Bestellungen im Monat zusammenkommen. Daraus ergibt sich fast immer schon, ob ein fertiges Plugin reicht.
Echte Projekte — live ansehen.
WordPress-Websites, die ich gebaut habe oder laufend betreue.
Markenfest
Stärkerer Online-Shop — Webdesign, Content und individuelle Shop-Funktionen.
Website ansehen ↗
KT Bodenteam
Professioneller Auftritt für einen Bodenleger — Vorher-Nachher-Slider und regionale SEO.
Website ansehen ↗
Potassco Solutions
Klare Website für ein KI-Unternehmen, die komplexe Technologie verständlich macht.
Website ansehen ↗FAQ — Zahlungen abgleichen.
Warum passt der Shopumsatz nicht zum Bankkonto?
Weil Zahlungsdienstleister gesammelt, zeitversetzt und abzüglich Gebühren auszahlen. Es gibt deshalb keine Kontozeile, die zu einer einzelnen Bestellung passt — das ist normal und kein Fehler.
Was ist ein Verrechnungskonto und wozu dient es?
Ein Zwischenkonto je Zahlungsart. Die Bestellung wird dort als Eingang gebucht, die Auszahlung als Ausgang, die Gebühr als Aufwand. Was stehen bleibt, ist Geld, das gerade unterwegs ist.
Wo bekomme ich die Gebühren her?
Aus dem Abrechnungsbericht des Zahlungsdienstleisters, nicht aus dem Shop. Der Shop kennt nur den Bestellbetrag, nicht den Abzug — eine reine Shopanbindung reicht für den Abgleich deshalb nicht.
Was ist der Unterschied zwischen Rückerstattung und Rückbuchung?
Eine Rückerstattung veranlasst du selbst. Eine Rückbuchung veranlasst der Kunde oder seine Bank, oft Wochen später und mit zusätzlicher Gebühr. Rückbuchungen werden leicht übersehen, weil sie nicht aus dem Shop kommen.
Was ist bei Verkäufen in Fremdwährung zu beachten?
Der Kurs bei Bestellung ist nicht der Kurs bei Auszahlung. Die Differenz ist ein eigener Posten und sollte erfasst werden, sonst wächst eine unerklärte Abweichung.
Was sollte man monatlich prüfen?
Die Verrechnungskonten. Steht dort ein Betrag, der zu keiner ausstehenden Auszahlung gehört, liegt ein Fehler vor — und der ist im laufenden Monat viel leichter zu finden als im Folgejahr.
Das bin ich – rechts im BildErzähl mir, wie dein Shop und deine Buchhaltung zusammenkommen sollen.
Schreib mir, womit du buchst, wie viele Bestellungen im Monat zusammenkommen und wo es gerade hakt. Ich sage dir ehrlich, ob ein fertiges Plugin reicht oder ob sich eine eigene Schnittstelle lohnt.
Antwort meist innerhalb von 24 Stunden · hallo@manuelkillert.de