WooCommerce an sevDesk anbinden — ohne Nacharbeit.

Drei Wege.

Die mittlere Variante wird unterschätzt. Wenn ohnehin mehrere Systeme zusammenspielen — Shop, Buchhaltung, Versand, Newsletter —, ist ein Dienst dazwischen oft übersichtlicher als fünf einzelne Verbindungen. Dafür hängt dann alles an diesem Dienst, und das gehört in die Überlegung.

Belege und Kontakte.

Zwei Datenarten wandern: der Beleg und der Kontakt. Beim Beleg geht es um Positionen, Preise, Steuer und Datum. Beim Kontakt um die Frage, woran erkannt wird, dass ein Kunde schon existiert.

Das klingt banal, verursacht aber den größten Teil der späteren Aufräumarbeit. Wird nur über die E-Mail-Adresse abgeglichen, entstehen Dubletten, sobald jemand mit einer zweiten Adresse bestellt. Wird über Name und Anschrift abgeglichen, entstehen Dubletten bei Tippfehlern oder Umzügen. Es gibt keine perfekte Regel — aber es muss eine geben, und sie sollte zu deinem Kundenstamm passen.

Bei reinen Privatkundenshops mit vielen Einmalkäufern ist es oft sinnvoll, gar keine Einzelkontakte anzulegen, sondern über einen Sammelkontakt zu buchen. Das ist eine Frage an den Steuerberater, keine technische.

Steuersätze.

Der Shop kennt Steuerklassen pro Produkt, die Buchhaltung kennt Steuerschlüssel. Die Zuordnung muss vollständig sein — für jeden Satz, der im Shop vorkommen kann, braucht es ein Gegenstück. Fehlt eines, wird entweder gar nicht übertragen oder mit dem Standardsatz, und beides ist falsch.

Prüfe besonders: ermäßigte Sätze, Versandkosten, Gutscheine und den Fall, dass eine Bestellung Positionen mit unterschiedlichen Sätzen enthält. Bei gemischten Warenkörben müssen Versandkosten gegebenenfalls aufgeteilt werden — wie genau, sagt dein Steuerberater (Mehrwertsteuer falsch).

Verkäufe ins Ausland.

Hier wird es ernst. Lieferungen an Privatkunden in der EU unterliegen oberhalb einer Schwelle der Besteuerung im Zielland, abgewickelt über das besondere Verfahren. Lieferungen an Unternehmen mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer laufen anders. Lieferungen außerhalb der EU wieder anders.

Technisch bedeutet das: Die Übertragung muss das Zielland und die Kundenart kennen und den passenden Steuerschlüssel setzen. Wenn der Shop das schon richtig berechnet, aber die Übertragung alles als Inlandsumsatz bucht, merkt das niemand — bis zur Prüfung (OSS und EU-Steuer).

Zahlungen und Dienstleister.

Bei Vorkasse und Rechnung ist der Abgleich einfach: Ein Betrag kommt auf dem Konto an und wird dem Beleg zugeordnet. Bei Zahlungsdienstleistern wird es verwickelt, weil die Auszahlung meist gesammelt erfolgt, zeitversetzt und abzüglich Gebühren.

Dann passt der Betrag auf dem Bankkonto zu keinem einzelnen Beleg. Üblich ist, pro Dienstleister ein eigenes Verrechnungskonto zu führen: Jede Bestellung wird dort als Eingang gebucht, die Sammelauszahlung als Ausgang, die Gebühren als Aufwand. Wie das bei dir konkret aussieht, legt der Steuerberater fest (Zahlungen abgleichen).

Lager und Produkte.

Manche Verbindungen übertragen nicht nur Belege, sondern gleichen auch Produkte und Bestände ab. Das klingt praktisch und ist es manchmal — es bedeutet aber, dass zwei Systeme dieselben Daten führen, und dann braucht es eine Regel, welches führt.

Mein Rat: Bestandsführung gehört dorthin, wo tatsächlich kommissioniert wird. Wenn du eine Warenwirtschaft hast, führt die den Bestand und der Shop bekommt ihn gemeldet. Hast du keine, führt der Shop und die Buchhaltung bekommt nur Belege (Warenwirtschaft anbinden, Lagerbestand).

Stolpersteine.

• Belegdatum ist das Übertragungsdatum — am Monatsersten landet der Dezemberumsatz im Januar.
• Nachträglich geänderte Bestellungen erzeugen keinen korrigierten Beleg.
• Gutscheine werden als Preisnachlass statt als eigene Position übertragen oder umgekehrt.
• Rundung: brutto gerechnet, netto gebucht.
• Testdaten aus der Einrichtungsphase stehen in der echten Buchhaltung.
• Keine Protokollierung, also keine Möglichkeit nachzuvollziehen, was übertragen wurde.

Übertragung überwachen.

Eine Automatisierung ohne Überwachung ist eine Hoffnung. Was eingerichtet gehört: eine Benachrichtigung bei Fehlern, ein Protokoll mit Zeitpunkt und Ergebnis je Bestellung, und eine Möglichkeit, einzelne Vorgänge erneut zu übertragen.

Dazu ein monatlicher Abgleich: Anzahl der Bestellungen im Shop gegen Anzahl der Belege in der Buchhaltung. Weichen sie ab, fehlt etwas — und man findet es nach einem Monat deutlich leichter als nach einem Jahr (Bestellungen exportieren).

Testablauf.

1. Testumgebung aufsetzen und, wenn möglich, einen Testzugang der Buchhaltung nutzen.
2. Fallliste abarbeiten: Inland, EU privat, EU gewerblich, Drittland, gemischte Sätze, Gutschein, Versandkosten.
3. Storno und Teilrückerstattung prüfen.
4. Belege in der Buchhaltung ansehen, nicht nur die Erfolgsmeldung im Shop.
5. Testdaten löschen, bevor es live geht.
6. Vier Wochen stichprobenartig vergleichen.

Wechsel oder Umstieg.

Wenn du von einem anderen Buchhaltungsprogramm kommst oder von Handarbeit umstellst, stellt sich die Frage nach dem Stichtag. Sauber ist ein Wechsel zum Beginn eines Geschäftsjahres oder zumindest eines Quartals — dann liegt kein Zeitraum doppelt vor.

Altbestellungen rückwirkend zu übertragen ist technisch möglich, aber selten nötig. Meist reicht es, den alten Zeitraum im alten System abzuschließen. Kläre das mit deinem Steuerberater, bevor du Daten in Bewegung setzt.

Wenn du nicht weiterkommst.

Wenn die Verbindung nicht steht, Belege falsch ankommen oder du nicht weißt, welcher der drei Wege zu deinem Shop passt. Ich richte die Verbindung ein, teste sie mit echten Bestellungen und zeige dir, woran du erkennst, dass sie läuft: WooCommerce-Support. Soll die Übertragung dauerhaft überwacht werden, geht das über die WooCommerce-Wartung. Passt kein fertiges Werkzeug, baue ich die Verbindung selbst: eigene Schnittstelle entwickeln lassen.

Orientierungswerte, keine Fixpreise — nach einem kurzen Gespräch bekommst du ein Festpreisangebot.

Wer hilft.

Ich bin Manuel Killert, Webentwickler aus Quakenbrück. Ich baue und repariere WordPress- und WooCommerce-Systeme und verbinde sie mit anderer Software — Buchhaltung, Warenwirtschaft, Versand. Was ich dabei mache, ist die technische Seite: Daten sauber aus dem Shop holen, richtig zuordnen, zuverlässig übertragen und nachvollziehbar protokollieren.

Was ich ausdrücklich nicht mache: steuerliche Beratung. Welches Konto bebucht wird, wie Steuersätze bei deinem Geschäftsmodell anzusetzen sind und was dein Steuerberater für den Jahresabschluss braucht — das klärst du mit ihm, und ich setze es technisch um. Diese Arbeitsteilung funktioniert gut, weil beide Seiten dann über dasselbe reden: Ich frage beim Steuerberater nach den Vorgaben, er bekommt von mir eine Datei oder Übertragung, die zu seinen Vorgaben passt.

Wenn du mir schreibst, sag mir am besten gleich, womit gebucht wird und wie viele Bestellungen im Monat zusammenkommen. Daraus ergibt sich fast immer schon, ob ein fertiges Plugin reicht.