Postfach mit eigener Domain — einmal sauber aufgesetzt.

Warum eigene Domain.

Eine Adresse bei einem Freimail-Anbieter wirkt im Geschäftsverkehr unprofessionell, aber das ist nicht der wichtigste Grund. Der wichtigste ist: Dir gehört die Adresse nicht. Du kannst sie nicht mitnehmen, nicht an Mitarbeiter vergeben, nicht umstrukturieren, und wenn das Konto gesperrt wird, ist die Geschäftskorrespondenz weg.

Mit eigener Domain gehört dir die Adresse. Du legst an, was du brauchst, du nimmst alles mit, wenn du den Anbieter wechselst, und bei einem Personalwechsel bleibt die Funktionsadresse bestehen.

Postfach, Alias, Weiterleitung.

Zwei Hinweise. Hoster begrenzen die Zahl der Postfächer, nicht die der Aliasse — wer für jede Adresse ein eigenes Postfach anlegt, braucht ein größeres Paket als nötig. Und Weiterleitungen an externe Adressen sind heikel: Die Absenderprüfung schlägt dabei oft fehl, und die Mail landet beim Ziel im Spam (SPF, DKIM, DMARC).

IMAP statt POP3.

Zwei Abrufverfahren. Bei POP3 holt ein Gerät die Mails ab und speichert sie lokal — typischerweise verschwinden sie dabei vom Server. Bei IMAP bleiben sie auf dem Server, und alle Geräte sehen denselben Stand inklusive Ordnern und gelesenem Zustand.

Für jeden, der mehr als ein Gerät nutzt, ist IMAP die richtige Wahl. Das klingt selbstverständlich, und trotzdem ist POP3 noch oft eingestellt — mit dem klassischen Ergebnis: Das Handy hat Mails, die der Rechner nie gesehen hat, und umgekehrt.

Wichtig bei IMAP: Die Mails liegen auf dem Server, also zählt der Speicherplatz, und es braucht trotzdem eine Sicherung. Der Server ist kein Archiv.

Adressstruktur.

Überleg dir das einmal und halte es durch:

• Personenadressen nach einem einheitlichen Muster — Vorname, oder Vorname.Nachname bei mehreren gleichen Vornamen.
• Funktionsadressen für alles, was nicht an einer Person hängt: info, buchhaltung, bestellung, technik.
• Keine Ziffern oder Abkürzungen, die man am Telefon buchstabieren muss.
• Eigene Adresse für Formulare und automatische Nachrichten, damit sie nicht die normale Post durchmischen.

Der zweite Punkt ist wichtiger, als er klingt: Eine Rechnung an eine Personenadresse zu schicken, geht schief, sobald die Person im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt. Funktionsadressen überleben Personalwechsel.

Anlegen beim Hoster.

1. Postfächer anlegen für Personen und Bereiche.
2. Aliasse zuordnen für zusätzliche Adressen.
3. Speicher je Postfach festlegen, nicht zu knapp.
4. Starke Passwörter vergeben, je Postfach ein eigenes.
5. Zugangsdaten notieren, im Passwortverwalter.
6. Absenderprüfungen prüfen, bevor die erste Mail rausgeht.
7. Testmail senden und empfangen, von außerhalb.

Zu Punkt sechs: Ein neu angelegtes Postfach versendet nicht automatisch zustellbar. Wenn die Einträge fehlen, landen deine ersten Mails im Spam — und das ist beim ersten Kontakt mit einem Kunden besonders unangenehm.

Auf den Geräten einrichten.

Viele Mailprogramme richten sich selbst ein, wenn man Adresse und Passwort eingibt. Klappt das nicht, brauchst du vier Angaben vom Hoster: Servername für Empfang, Servername für Versand, die jeweiligen Anschlüsse und das Verschlüsselungsverfahren.

Drei Dinge, die dabei falsch laufen: Verschlüsselung nicht aktiviert — dann gehen Zugangsdaten im Klartext über die Leitung. Anmeldung beim Versand nicht aktiviert — dann wird der Versand abgelehnt. Und als Benutzername die Adresse statt des Postfachnamens, oder umgekehrt — je nach Hoster ist beides möglich.

Richte es auf allen Geräten gleich ein und denk an gemeinsame Ordner: Wenn zwei Personen dasselbe Postfach nutzen, sollten beide dieselben Ordner sehen.

Versand sicherstellen.

Neben dem Postfach selbst gibt es zwei weitere Versandwege, die oft vergessen werden. Erstens die Website: Formulare, Bestellbestätigungen, Passwortmails. Die sollten über ein echtes Postfach laufen, nicht direkt über den Webserver (Mails der Website).

Zweitens Geräte und Programme im Haus — Scanner, Warenwirtschaft, Buchhaltung. Auch die brauchen Zugangsdaten eines echten Postfachs und müssen in der Absenderprüfung berücksichtigt sein. Leg dafür am besten ein eigenes Postfach an, damit du im Zweifel nachvollziehen kannst, was von wo kam.

Speicher und Archivierung.

IMAP-Postfächer laufen voll, und ein volles Postfach nimmt keine Mails mehr an — der Absender bekommt eine Fehlermeldung, du merkst zunächst nichts. Deshalb: Speicher großzügig bemessen und eine Warnschwelle einrichten, wenn der Hoster das anbietet.

Davon zu trennen ist die Archivierung. Geschäftliche Korrespondenz unterliegt Aufbewahrungspflichten, und das Postfach auf dem Server ist dafür kein geeigneter Ort — es ist kein Archiv, und bei einem Anbieterwechsel ist es weg. Sinnvoll ist eine regelmäßige lokale Sicherung oder eine eigene Archivlösung. Welche Fristen für dich gelten, sagt dein Steuerberater (Aufbewahrung).

Sicherheit.

• Je Postfach ein eigenes starkes Passwort, nie dasselbe wie anderswo.
• Nur verschlüsselte Verbindungen.
• Zweiter Faktor, wenn der Anbieter ihn anbietet.
• Keine Zugangsdaten per Mail verschicken.
• Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters Passwort ändern, Postfach auf Weiterleitung oder Archiv setzen.
• Anmeldeversuche beobachten, wenn der Hoster das zeigt.

Ein übernommenes Postfach ist ein ernster Schaden: Der Angreifer liest mit, verschickt in deinem Namen Rechnungen mit geänderter Bankverbindung und bringt deine Serveradresse auf Sperrlisten (Sperrlisten).

Abwesenheit und Regeln.

Abwesenheitsnachrichten richtest du besser auf dem Server ein als im Mailprogramm — sonst antworten sie nur, wenn der Rechner läuft. Dasselbe gilt für Sortierregeln: serverseitige Regeln wirken auf allen Geräten.

Bei Funktionsadressen mit mehreren Lesern lohnt eine Absprache, wer was bearbeitet. Ein gemeinsames Postfach ohne Regel führt dazu, dass entweder alle oder niemand antwortet.

Typische Fehler.

• POP3 eingestellt, Mails nur auf einem Gerät.
• Für jede Adresse ein Postfach statt Alias.
• Catch-All aktiv, zieht Spam an.
• Absenderprüfungen fehlen, alles landet im Spam.
• Weiterleitung an eine Freimail-Adresse, die dann aussortiert.
• Kein Archiv, alles liegt nur auf dem Server.
• Postfach voll, niemand merkt es.
• Personenadressen für Rechnungen statt Funktionsadressen.

Wenn du nicht weiterkommst.

Wenn du Mail neu aufsetzen willst oder dein jetziges Setup über die Jahre unübersichtlich geworden ist. Ich übernehme das: Einrichtung, Umzug oder Fehlersuche — und ich rede mit dem Hoster, damit du es nicht musst. Bei einem laufenden Ausfall hilft der Notfall-Support, dauerhaft begleitet die WordPress-Wartung.

Orientierungswerte, keine Fixpreise — nach einem kurzen Gespräch bekommst du ein Festpreisangebot.

Wer hilft.

Ich bin Manuel Killert, Webentwickler aus Quakenbrück. Ich betreue Websites und Shops und kümmere mich dabei um das, was darunter liegt: Server, Domains, Zertifikate, Mailversand. Das ist selten die Arbeit, über die jemand spricht — aber sie entscheidet darüber, ob die Website erreichbar ist und ob Mails ankommen.

Ich arbeite mit dem Hoster, den du hast, statt dir einen neuen zu verkaufen. Ich bekomme keine Provisionen von Hostern, und wenn dein jetziger Anbieter passt, sage ich das. Wenn er nicht passt, sage ich auch das — mit Begründung, nicht mit Empfehlungslink.

Was ich nicht mache: eigene Server vermieten oder deinen Betrieb dauerhaft als Rechenzentrum übernehmen. Ich richte ein, ziehe um, repariere und übergebe — und auf Wunsch überwache ich den Betrieb im Rahmen der laufenden Betreuung.