Postfächer umziehen — vor der Kündigung, nicht danach.

Warum das heikel ist.

Drei Dinge kommen zusammen. Erstens ist der Verlust endgültig: Hoster löschen Postfächer bei Vertragsende, und eine Wiederherstellung gibt es in der Regel nicht. Zweitens fällt es spät auf — man sucht eine Mail von vor zwei Jahren und merkt erst dann, dass sie fehlt. Drittens betrifft es Unterlagen, die aufbewahrungspflichtig sein können.

Deshalb ist der Mailumzug der Teil eines Hosterwechsels, den man zuerst plant und nicht zuletzt (Hoster wechseln).

Bestand aufnehmen.

1. Alle Postfächer auflisten, auch die, die niemand mehr nutzt.
2. Aliasse und Weiterleitungen notieren.
3. Verteiler mit ihren Empfängern festhalten.
4. Serverseitige Regeln und Abwesenheitsnachrichten dokumentieren.
5. Speicherbelegung je Postfach prüfen.
6. Geräte zählen, auf denen Mail eingerichtet ist.

Punkt eins wird unterschätzt. In fast jedem Unternehmen gibt es ein Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters oder einer eingestellten Abteilung, das noch Korrespondenz enthält — und das beim Umzug niemand auf dem Zettel hat.

Übertragungswege.

Die erste Zeile zuerst prüfen: Viele Hoster bieten einen Dienst an, der Postfächer vom alten Anbieter holt. Gibt es den nicht, ist die zweite Zeile der richtige Weg — ein Werkzeug, das beide Server verbindet und Ordner samt Lese- und Markierungszuständen überträgt. Entscheidender Vorteil: Es lässt sich mehrfach laufen lassen und überträgt beim zweiten Durchgang nur das Neue.

Die dritte Zeile funktioniert für ein kleines Postfach und scheitert zuverlässig bei zehn Jahren Korrespondenz — das Mailprogramm läuft in Zeitüberschreitungen und bricht ab.

Der Ablauf.

1. Postfächer beim neuen Anbieter anlegen, gleiche Adressen, gleiche Struktur.
2. Erste Übertragung starten, am besten abends — das dauert bei großen Postfächern Stunden.
3. Stichprobe prüfen: Sind Ordner, Anhänge und alte Jahrgänge da?
4. Absenderprüfungen für den neuen Versandweg setzen (SPF, DKIM, DMARC).
5. Mail-Einträge umstellen, damit neue Nachrichten beim neuen Anbieter ankommen.
6. Geräte umstellen.
7. Zweite Übertragung nach ein bis zwei Tagen für den Nachlauf.
8. Eine Woche später dritte Übertragung, dann ist Ruhe.
9. Erst danach kündigen.

Der Nachlauf.

Der Punkt, den fast alle übersehen. Nach dem Umstellen der Mail-Einträge dauert es, bis alle Absender die neue Adresse kennen — manche Server fragen tagelang nicht neu nach. In dieser Zeit kommen Mails weiter auf dem alten Server an.

Deshalb: Den alten Zugang offen lassen und nach ein bis zwei Tagen sowie nach einer Woche erneut übertragen. Gute Übertragungswerkzeuge erkennen bereits übertragene Nachrichten und kopieren nur das Neue — es entstehen also keine Dubletten (Gültigkeitsdauer der Einträge).

Hilfreich ist, die Gültigkeitsdauer der Mail-Einträge einige Tage vor der Umstellung zu senken. Dann ist der Nachlauf kurz.

Geräte neu einrichten.

Jedes Gerät braucht die neuen Serverangaben: Empfangsserver, Versandserver, Anschlüsse, Verschlüsselung, Benutzername. Rechner, Notebook, Handy, Tablet — und nicht vergessen: Geräte, die Mails verschicken, also Scanner, Warenwirtschaft, Buchhaltung.

Ein praktischer Rat: Richte das neue Konto zusätzlich ein, statt das alte sofort zu löschen. Dann hast du beides nebeneinander, siehst sofort, ob etwas fehlt, und kannst im Notfall noch an den alten Bestand. Das alte Konto entfernst du am Ende.

Bei POP3 ist Vorsicht geboten: Wenn ein Gerät Mails bisher vom Server geholt und dort gelöscht hat, liegen Teile der Korrespondenz nur lokal. Die müssen separat gesichert und in das neue Postfach übertragen werden (IMAP statt POP3).

Kalender und Kontakte.

Wenn über den alten Anbieter auch Kalender und Adressbücher liefen, gehören die mit. Die übliche Methode ist ein Export als Datei und ein Import beim neuen Anbieter.

Zwei Hinweise: Serientermine und Erinnerungen überleben den Weg nicht immer sauber, und geteilte Kalender müssen beim neuen Anbieter neu freigegeben werden. Prüfe nach dem Import stichprobenartig, ob wiederkehrende Termine richtig stehen.

Zusammenspiel mit dem Domainumzug.

Wenn gleichzeitig die Domain zu einem anderen Anbieter wechselt, mach nicht beides am selben Tag. Die saubere Reihenfolge: erst die Postfächer übertragen und die Mail-Einträge umstellen, dann einige Tage Ruhe, dann die Domain übertragen — mit vorher vollständig übernommenen Einträgen.

Sonst suchst du im Fehlerfall an zwei Stellen gleichzeitig und weißt nicht, welche Änderung das Problem verursacht hat (Domain umziehen).

Danach prüfen.

1. Testmail von außen an jede Adresse, auch an Aliasse und Verteiler.
2. Testmail nach außen von jeder Adresse.
3. Kopfzeilen prüfen: Bestehen die Absenderprüfungen?
4. Alte Jahrgänge stichprobenartig öffnen, samt Anhängen.
5. Ordnerstruktur vergleichen, alt gegen neu.
6. Regeln und Abwesenheiten neu anlegen.
7. Geräte durchgehen, auch die im Lager.
8. Website-Mailversand testen (Mails der Website).

Was verlorengeht.

Auch bei einer sauberen Übertragung bleibt manches zurück: serverseitige Regeln, Abwesenheitsnachrichten, Spam-Trainingsdaten, teils Markierungen und Kategorien. Das ist verschmerzbar, sollte aber bekannt sein — besonders die Regeln, weil ihr Fehlen erst auffällt, wenn die Ablage nicht mehr funktioniert.

Nicht verschmerzbar wäre ein Verlust von Nachrichten. Deshalb die Stichprobe über mehrere Jahrgänge, bevor gekündigt wird.

Alten Stand sichern.

Unabhängig von der Übertragung: Zieh dir vor der Kündigung eine vollständige lokale Sicherung aller Postfächer. Das geht über ein Mailprogramm, das alles herunterlädt, oder über ein Exportwerkzeug.

Diese Sicherung legst du weg und fasst sie hoffentlich nie an. Sie kostet eine Stunde und ist die einzige Rückfallebene, wenn bei der Übertragung etwas übersehen wurde — und das merkt man erfahrungsgemäß erst Monate später (Backups).

Wenn du nicht weiterkommst.

Wenn du wechseln willst und sichergehen musst, dass keine einzige Nachricht verlorengeht. Ich übernehme das: Einrichtung, Umzug oder Fehlersuche — und ich rede mit dem Hoster, damit du es nicht musst. Bei einem laufenden Ausfall hilft der Notfall-Support, dauerhaft begleitet die WordPress-Wartung.

Orientierungswerte, keine Fixpreise — nach einem kurzen Gespräch bekommst du ein Festpreisangebot.

Wer hilft.

Ich bin Manuel Killert, Webentwickler aus Quakenbrück. Ich betreue Websites und Shops und kümmere mich dabei um das, was darunter liegt: Server, Domains, Zertifikate, Mailversand. Das ist selten die Arbeit, über die jemand spricht — aber sie entscheidet darüber, ob die Website erreichbar ist und ob Mails ankommen.

Ich arbeite mit dem Hoster, den du hast, statt dir einen neuen zu verkaufen. Ich bekomme keine Provisionen von Hostern, und wenn dein jetziger Anbieter passt, sage ich das. Wenn er nicht passt, sage ich auch das — mit Begründung, nicht mit Empfehlungslink.

Was ich nicht mache: eigene Server vermieten oder deinen Betrieb dauerhaft als Rechenzentrum übernehmen. Ich richte ein, ziehe um, repariere und übergebe — und auf Wunsch überwache ich den Betrieb im Rahmen der laufenden Betreuung.