Shop-Mails sehen aus wie von der Stange.

Welche Mails es gibt.

Unter WooCommerce → Einstellungen → E-Mails stehen alle Vorlagen mit Empfänger, Betreff und Überschrift. Für Kunden sind das vor allem die Bestellbestätigung nach Zahlungseingang, die Nachricht bei Fertigstellung, die Zahlungsaufforderung bei offener Rechnung, die Stornierungsmeldung und die Mails rund um das Kundenkonto. Für dich als Betreiber gibt es Benachrichtigungen über neue Bestellungen, fehlgeschlagene Zahlungen und stornierte Bestellungen.

Jede dieser Mails lässt sich einzeln abschalten — was manchmal sinnvoll ist, aber auch die Ursache für scheinbar fehlende Mails sein kann. Prüfe das zuerst, wenn eine bestimmte Nachricht nie ankommt (Bestellbestätigung kommt nicht an).

Gestaltung ohne Code.

Beim Kopfbild gilt eine Regel, die oft verletzt wird: Es wird in vielen Programmen erst nach einer Freigabe angezeigt. Ein Logo als einziger Träger wichtiger Information ist deshalb riskant — der Shopname gehört zusätzlich als Text in die Mail.

Vorlagen überschreiben.

Reichen die Einstellungen nicht, lassen sich die Mailvorlagen ins Child-Theme kopieren und dort anpassen. Sie liegen im Plugin-Ordner unter den Vorlagen für E-Mails, und im Child-Theme werden sie in einem gleichnamigen Pfad abgelegt. Von da an gilt deine Fassung.

Zwei Hinweise dazu. Erstens braucht es ein Child-Theme — im Haupt-Theme sind die Änderungen beim nächsten Update weg (Theme wechseln). Zweitens altern überschriebene Vorlagen: Ändert WooCommerce eine Vorlage, bleibt deine Kopie auf dem alten Stand. Der Shop-Status listet veraltete Vorlagen mit Versionsnummer auf — ein regelmäßiger Blick dorthin gehört zur Wartung (Fehler nach dem Update).

Outlook und Handy.

Mails sind technisch zwanzig Jahre hinter Websites zurück. Was im Browser funktioniert, zerfällt in manchen Mailprogrammen — besonders in älteren Outlook-Versionen, die Layouts anders aufbauen. Deshalb arbeiten Mailvorlagen mit Tabellen und sehr einfachem Aufbau, auch wenn das altmodisch wirkt. Wer das durch moderne Technik ersetzt, bekommt in bestimmten Programmen eine Kolonne untereinander statt eines Layouts.

Genauso wichtig ist das Handy: Dort wird der Großteil gelesen. Schriftgröße nicht unter 14 Pixel, Knöpfe groß genug zum Tippen, keine Tabellen mit vielen Spalten, und die wichtigste Information oben. Eine Bestellbestätigung, bei der man scrollen muss, um die Bestellnummer zu sehen, ist schlecht gemacht.

Was in eine gute Bestellmail gehört.

1. Bestellnummer und Datum ganz oben, sofort sichtbar.
2. Was passiert als Nächstes: ein Satz zum Ablauf und zur voraussichtlichen Lieferzeit.
3. Positionen mit Preisen, Versand und Steuer getrennt ausgewiesen.
4. Liefer- und Rechnungsadresse zum Prüfen.
5. Zahlungsart und, bei Vorkasse, die Bankverbindung mit Verwendungszweck.
6. Kontaktweg für Rückfragen, mit Telefonnummer.
7. Rechtliche Hinweise und Verweis auf Widerruf und AGB.

Der zweite Punkt wird am häufigsten vergessen und beantwortet die häufigste Rückfrage überhaupt: Wann kommt meine Ware? Ein Satz dazu spart messbar Support.

Pflichtangaben.

Automatische Mails an Verbraucher sind keine rechtsfreie Zone. In die Bestätigung gehören die Vertragsbestandteile, Angaben zum Unternehmen, Hinweise zum Widerruf und zu den AGB. Geschäftliche Mails unterliegen zudem Angabepflichten, die denen eines Briefkopfs ähneln — Firma, Rechtsform, Sitz, Registernummer, Vertretungsberechtigte. Vieles davon lässt sich in die Fußzeile legen, dann gilt es für alle Mails. Die genaue Ausgestaltung gehört mit den Rechtstexten geklärt; die Rechnung selbst ist davon getrennt zu betrachten (Rechnung wird nicht erstellt).

Absender und Zustellung.

Die schönste Mail nützt nichts, wenn sie im Spam landet. Zwei Punkte entscheiden darüber: Der Absender muss eine Adresse deiner eigenen Domain sein — nie die des Kunden —, und der Versand sollte über ein echtes Postfach per SMTP laufen statt über die Standardfunktion von PHP. Beides zusammen ist der Unterschied zwischen zugestellt und verworfen (E-Mails kommen nicht an).

Sprache und Mehrsprachigkeit.

Bei mehrsprachigen Shops müssen die Mails in der Sprache des Kunden ankommen. Übersetzungs-Plugins können das, es muss aber eingerichtet sein — sonst bekommt der französische Kunde eine deutsche Bestätigung. Prüfe das für jede Sprache einmal vollständig, inklusive Betreffzeilen. Automatisch übersetzen lassen sich die Texte, die Pflichtangaben gehören dagegen geprüft (KI-Übersetzung in WordPress, WordPress mehrsprachig).

Testen.

• Testbestellung durchführen und alle ausgelösten Mails ansehen.
• In mindestens drei Programmen prüfen: Webmail, Outlook, Handy.
• Dunklen Modus testen — dort kippen Farben und Logos mit hellem Hintergrund.
• Spam-Ordner kontrollieren.
• Bilder blockiert anzeigen lassen: Bleibt die Mail verständlich?
• Alle Links anklicken, besonders den zur Bestellübersicht.

Nach Updates prüfen.

Überschriebene Vorlagen sind die Stelle, an der Updates still Schaden anrichten. Nimm dir deshalb nach jedem größeren WooCommerce-Update zwei Minuten: Shop-Status öffnen, nach veralteten Vorlagen sehen, eine Testbestellung auslösen und die Bestätigungsmail ansehen. Das ist die günstigste Versicherung gegen Mails, die plötzlich Felder vermissen lassen.

Wenn du nicht weiterkommst.

Wenn deine Shop-Mails nach Standard aussehen oder Angaben fehlen, baue ich die Vorlagen sauber auf deine Marke um. Ich finde die Ursache, behebe sie und erkläre dir, was passiert ist: WooCommerce-Support, bei einem Ausfall im laufenden Verkauf der Notfall-Support. Damit es gar nicht erst so weit kommt: WooCommerce-Wartung.

Orientierungswerte, keine Fixpreise — nach einem kurzen Gespräch bekommst du ein Festpreisangebot.

Wer hilft.

Ich bin Manuel Killert, WordPress-Entwickler aus Quakenbrück. Seit 2020 baue und betreue ich WordPress-Websites — für Handwerksbetriebe, Industrie, Gastronomie, Start-ups und Vereine —, entwickle eigene Plugins und unterrichte WordPress als Dozent an der KW Design Akademie. Das heißt: Ich kenne die typischen Fehler nicht nur aus Foren, sondern aus eigenen Projekten, und ich kann sie so erklären, dass du sie beim nächsten Mal selbst erkennst. Du erreichst mich direkt, ohne Ticketsystem.