Keine Rechnung im Shop — und der Kunde fragt nach.

Was WooCommerce selbst kann.

Ohne Erweiterung verschickt WooCommerce nur Benachrichtigungen: Bestelleingang, Zahlungseingang, Versandmeldung. Diese Mails enthalten eine Aufstellung der Positionen, sind aber keine Rechnung im steuerlichen Sinn — es fehlen Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und je nach Fall weitere Pflichtangaben. Wer glaubt, die Bestellbestätigung reiche aus, bekommt spätestens beim ersten Geschäftskunden Post.

Für echte Rechnungen braucht es ein Plugin. Die verbreiteten Lösungen erzeugen PDFs, hängen sie an die Bestellmails an und bieten einen Download im Kundenkonto. Welche davon passt, hängt davon ab, ob du nur Privatkunden bedienst oder auch Geschäftskunden mit besonderen Anforderungen (E-Rechnung-Plugins).

Der Auslöser ist der Bestellstatus.

Das ist die häufigste Ursache für fehlende Rechnungen. Jedes Rechnungs-Plugin lässt einstellen, bei welchem Status das Dokument entsteht — üblich sind „In Bearbeitung“ nach Zahlungseingang oder „Abgeschlossen“ nach Versand. Erreicht eine Bestellung diesen Status nie, wird auch nie eine Rechnung erzeugt.

Hängen viele Bestellungen auf „Zahlung ausstehend“, ist das Rechnungsthema nur das Symptom — dann stimmt die Zahlungsanbindung nicht (Zahlung funktioniert nicht).

Versand per Mail.

Zwei Dinge müssen zusammenkommen: Das Plugin muss die Rechnung an die richtige Bestellmail anhängen, und diese Mail muss überhaupt ankommen. Der zweite Punkt ist in der Praxis der häufigere. WooCommerce verschickt über die Standardfunktion von PHP, und solche Mails werden von vielen Anbietern verworfen — mit Anhang erst recht, weil Anhänge zusätzlich Misstrauen erzeugen. Die Lösung ist der Versand über ein echtes Postfach per SMTP (Bestellbestätigung kommt nicht an).

Prüfe zusätzlich, an welche Mail der Anhang gekoppelt ist. Ist er an die Mail bei Fertigstellung gehängt, du schließt Bestellungen aber nie ab, bekommt niemand eine Rechnung. Und sehr große PDFs mit hochauflösendem Logo können an Größenbeschränkungen scheitern.

PDF wird nicht erzeugt.

Bleibt das Dokument leer, bricht der Download ab oder erscheint eine Fehlermeldung, liegt es meist an einer dieser Ursachen:

• Speicherlimit zu niedrig — die PDF-Erzeugung braucht spürbar Arbeitsspeicher (Speicherlimit erhöhen).
• Kein Schreibrecht im Ordner, in dem die Dateien abgelegt werden.
• Webspace voll — dann kann schlicht nichts gespeichert werden (Webspace voll).
• Fehlende PHP-Erweiterung für Bildverarbeitung oder Zeichensätze.
• Sonderzeichen im Logo oder in Adressen, die die verwendete Schrift nicht kennt.
• Ausgabe vor dem Dokument: Ein anderes Plugin gibt Text aus, bevor das PDF gesendet wird — dann ist die Datei beschädigt.

Der letzte Fall ist erkennbar daran, dass die Datei zwar geladen wird, sich aber nicht öffnen lässt. Die Ursache steht im Fehlerprotokoll (Debug-Modus aktivieren).

Pflichtangaben.

Eine Rechnung braucht bestimmte Angaben, sonst kann der Kunde sie nicht verbuchen und fragt nach. Dazu gehören vollständiger Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, das Lieferdatum sowie Entgelt und Steuerbetrag nach Sätzen aufgeschlüsselt. Für Kleinbetragsrechnungen gelten Erleichterungen.

Prüfe, ob dein Plugin all das aus den Shop-Einstellungen zieht — oft fehlen Steuernummer oder Lieferdatum schlicht, weil sie nie eingetragen wurden. Eine Vorlage einmal sorgfältig durchzugehen und mit einer Testbestellung zu prüfen, erspart später Korrekturen. Im Zweifel gehört die Vorlage einmal von der Steuerberatung angeschaut.

Nummernkreise.

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und eindeutig sein. Typische Probleme: Nach einem Umzug oder Testbetrieb beginnt die Zählung wieder bei eins und erzeugt Dubletten; Testbestellungen verbrauchen Nummern und reißen Lücken; oder zwei Systeme vergeben parallel Nummern, weil neben dem Shop noch aus der Buchhaltung heraus fakturiert wird. Lege deshalb fest, welches System Rechnungen schreibt, und nutze bei paralleler Nutzung getrennte Präfixe. Vor dem Livegang den Startwert bewusst setzen und Testdokumente entfernen.

Kleinunternehmer und Steuerhinweise.

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf keine Umsatzsteuer ausweisen und braucht stattdessen einen Hinweis auf die Regelung. Steht auf der Rechnung trotzdem ein Steuerbetrag, wird er geschuldet — ein teurer Fehler, der in Shops vorkommt, weil die Steuereinstellungen aus einer Vorlage übernommen wurden. Ähnliches gilt für Lieferungen an Geschäftskunden im EU-Ausland mit Umkehr der Steuerschuld: Dort gehört ein entsprechender Hinweis auf die Rechnung, und die Steuer darf nicht ausgewiesen werden. Grundlagen dazu: Mehrwertsteuer falsch berechnet und E-Rechnung für Kleinunternehmer.

E-Rechnung im B2B.

Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland gelten inzwischen eigene Anforderungen an das Format: Ein PDF allein ist dort nicht mehr in jedem Fall ausreichend, weil strukturierte Formate gefordert sind. Verkaufst du an Geschäftskunden oder an die öffentliche Hand, gehört das geprüft — die Fristen und Formate stehen ausführlich unter E-Rechnung im Shop und ZUGFeRD oder XRechnung. Für reine Endkundenshops ändert sich dagegen nichts.

Export in die Buchhaltung.

Wenn Rechnungen entstehen, aber die Buchhaltung sie nicht bekommt, fehlt der Export. Die meisten Plugins können Belege gesammelt als Datei ausgeben oder direkt an eine Buchhaltungslösung übergeben. Wichtig sind dabei saubere Steuerschlüssel und die Zuordnung der Zahlungsart — sonst entsteht mehr Nacharbeit als Nutzen. Wie das mit dem gängigen Standard in Deutschland zusammenspielt, steht unter E-Rechnung und DATEV.

Nachträglich erzeugen.

Fehlen Rechnungen für zurückliegende Bestellungen, lassen sie sich meist nachträglich erzeugen: In der Bestellübersicht mehrere Bestellungen auswählen und die entsprechende Sammelaktion ausführen, oder in der einzelnen Bestellung das Dokument manuell anlegen. Achte dabei auf die Nummernvergabe — je nach Einstellung bekommen die Dokumente neue Nummern in der aktuellen Reihenfolge, was bei Prüfungen erklärungsbedürftig ist. Bei größeren Mengen vorher ein Backup ziehen und mit einer Bestellung testen (Backup erstellen).

Wenn du nicht weiterkommst.

Wenn Rechnungen fehlen, falsche Angaben enthalten oder nicht beim Kunden ankommen, bringe ich Auslöser, Vorlage und Versand in Ordnung. Ich finde die Ursache, behebe sie und erkläre dir, was passiert ist: WordPress-Hilfe, bei einem Totalausfall der Notfall-Support. Damit es gar nicht erst so weit kommt: WordPress-Wartung.

Orientierungswerte, keine Fixpreise — nach einem kurzen Gespräch bekommst du ein Festpreisangebot.

Wer hilft.

Ich bin Manuel Killert, WordPress-Entwickler aus Quakenbrück. Seit 2020 baue und betreue ich WordPress-Websites — für Handwerksbetriebe, Industrie, Gastronomie, Start-ups und Vereine —, entwickle eigene Plugins und unterrichte WordPress als Dozent an der KW Design Akademie. Das heißt: Ich kenne die typischen Fehler nicht nur aus Foren, sondern aus eigenen Projekten, und ich kann sie so erklären, dass du sie beim nächsten Mal selbst erkennst. Du erreichst mich direkt, ohne Ticketsystem.