E-Rechnung in WooCommerce — vorbereitet sein, bevor es Pflicht wird.

Kurz erklärt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland meist XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten). In WooCommerce entsteht sie automatisch aus der Bestellung, sofern Stammdaten, Steuersätze und Pflichtangaben stimmen. Empfangen können musst du E-Rechnungen schon heute.

Die Fristen im Überblick.

Wichtig ist der Unterschied zwischen Empfangen und Ausstellen. Empfangen musst du seit Anfang 2025 können, unabhängig von Größe und Rechtsform. Ausstellen wird gestaffelt Pflicht. Wer heute schon Geschäftskunden beliefert, ist gut beraten, nicht bis Dezember 2027 zu warten.

Was eine E-Rechnung ausmacht.

Welches Format wann sinnvoll ist, steht im Ratgeber ZUGFeRD oder XRechnung. Für Shops ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl, weil der Kunde weiterhin ein normales PDF sieht.

Wie es im Shop funktioniert.

1. Eine Bestellung geht ein und wird bezahlt.
2. Das Rechnungs-Plugin erzeugt die Rechnung — als PDF mit eingebetteten Daten oder zusätzlich als XML.
3. Der Kunde bekommt sie an die Bestellbestätigung angehängt oder im Kundenkonto bereitgestellt.
4. Die Rechnung wird revisionssicher abgelegt und an die Buchhaltung übergeben (Übergabe an DATEV).
5. Bei Firmenkunden greifen die zusätzlichen Pflichtfelder, etwa die Leitweg-Identifikationsnummer bei Behörden.

Für den Versand an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln: Dort ist XRechnung der Standard, und es braucht die Leitweg-ID des Empfängers sowie meist die Einlieferung über ein Portal.

Welche Daten stimmen müssen.

Das ist der Teil, der in der Praxis Arbeit macht. Eine E-Rechnung wird maschinell geprüft — fehlt eine Pflichtangabe oder ist ein Feld falsch gefüllt, weist das System der Gegenseite sie zurück. Nötig sind unter anderem:

• Vollständige Angaben zu Verkäufer und Käufer, inklusive Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID.
• Fortlaufende Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
• Leistungszeitraum oder Lieferdatum.
• Je Position: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz.
• Korrekte Steuersummen, sauber getrennt nach Sätzen (Steuereinstellungen prüfen).
• Zahlungsbedingungen und Bankverbindung.
• Bei steuerfreien Umsätzen der passende Hinweis, etwa beim Reverse-Charge-Verfahren im B2B-Geschäft.

Deshalb beginnt jedes Projekt mit einem Blick auf die Stammdaten und die Steuerkonfiguration, nicht mit dem Plugin.

Was für Endkundenshops gilt.

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen im Inland. Verkaufst du ausschließlich an Privatkunden, musst du keine E-Rechnungen ausstellen. Trotzdem lohnt sich der Blick: Viele Shops haben mehr Geschäftskunden als gedacht — Handwerker, Vereine, kleine Firmen, die auf Rechnung bestellen. Sobald ein Firmenkunde eine E-Rechnung verlangt, brauchst du sie. Und empfangen musst du ohnehin, das betrifft jeden Shopbetreiber als Unternehmer.

Empfangen und archivieren.

Die Empfangspflicht wird oft übersehen, weil sie unspektakulär klingt: Es reicht, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen, in dem E-Rechnungen ankommen können. Die eigentliche Arbeit beginnt danach — Rechnungen müssen lesbar gemacht, geprüft, verbucht und über die Aufbewahrungsfrist unverändert gespeichert werden. Wie das praktisch läuft, steht unter E-Rechnungen empfangen und archivieren.

Was ich dafür mache.

1. Bestandsaufnahme: Welche Kunden, welche Umsätze, welches Rechnungs-Plugin, welche Buchhaltung?
2. Stammdaten und Steuern prüfen und korrigieren, bevor irgendetwas erzeugt wird.
3. Plugin auswählen und einrichten, passend zu Shop und Kanzlei (Plugins im Vergleich).
4. Testrechnungen erzeugen und mit einem Prüfwerkzeug gegen die Norm validieren.
5. Übergabe an die Buchhaltung einrichten und mit der Kanzlei abstimmen.
6. Ablage und Aufbewahrung klären, inklusive eingehender Rechnungen.
7. Einweisung für dein Team, was sich im Alltag ändert.

Kosten.

Für einen bestehenden Shop mit sauberen Stammdaten ist die Einrichtung meist eine Sache von wenigen Stunden bis zu einem Tag. Aufwendiger wird es, wenn Steuersätze falsch eingestellt sind, Rechnungsnummern nicht fortlaufend vergeben werden oder eine Anbindung an ein Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem dazukommt (Schnittstellen).

Orientierungswerte, keine Fixpreise. Nach einem kurzen Gespräch und einem Blick auf Sortiment und Abläufe bekommst du ein Festpreisangebot.

Wie es weitergeht.

Schreib mir, welches Rechnungs-Plugin du nutzt und mit welcher Kanzlei du arbeitest. Danach weißt du, was zu tun ist. Einen Überblick über alle Shop-Themen gibt die Seite WooCommerce-Entwicklung, Preisrahmen stehen unter Was kostet ein WooCommerce-Shop. Läuft dein Shop schon und es klemmt nur etwas: WooCommerce-Support.

Wer das macht.

Ich bin Manuel Killert, WordPress- und WooCommerce-Entwickler aus Quakenbrück. Ich baue Shops nicht nur zusammen, sondern entwickle die Funktionen, die es als Plugin nicht fertig gibt — für Markenfest individuelle Shop-Funktionen, für eine Lernplattform mit über 300 Lektionen den Verkauf digitaler Zugänge samt eigenem Plugin. Du sprichst direkt mit dem Entwickler, ohne Projektmanager dazwischen. Für Unternehmen im Raum Osnabrück bin ich auch vor Ort erreichbar.