E-Rechnung und DATEV — vom Shop in die Kanzlei, ohne Zettelwirtschaft.

Kurz erklärt

Drei Wege führen vom Shop in die Buchhaltung: direkte Anbindung an ein Buchhaltungsprogramm, Belegübergabe an DATEV Unternehmen online oder ein Export, den die Kanzlei einliest. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern die Absprache: Welche Belege, welches Format, welcher Rhythmus, und wie werden Zahlungsanbieter und Gebühren behandelt?

Die drei Wege.

Welcher Weg der richtige ist, entscheidet nicht der Shop, sondern die Kanzlei. Deshalb steht am Anfang immer ein kurzes Gespräch zu dritt: du, deine Steuerberatung und ich. Das spart hinterher viel Abstimmung.

Was die Kanzlei braucht.

• Alle Ausgangsrechnungen als Datei, bei E-Rechnungen im Originalformat.
• Fortlaufende Nummern ohne Lücken, inklusive Stornos und Gutschriften.
• Zahlungsinformationen: Wann wurde womit bezahlt, über welchen Anbieter.
• Getrennte Steuersätze je Position, korrekt summiert.
• Hinweise bei Besonderheiten: steuerfreie Lieferungen, Reverse-Charge, Verkäufe ins EU-Ausland.
• Einen festen Rhythmus — monatlich zum gleichen Termin ist besser als unregelmäßig.

Zahlungsanbieter und Gebühren.

Der Punkt, an dem die meiste Handarbeit entsteht. Zahlt ein Kunde 100 Euro über einen Zahlungsanbieter, kommen auf dem Konto vielleicht 97,50 Euro an — der Rest ist Gebühr. In der Buchhaltung müssen aber 100 Euro Umsatz und 2,50 Euro Aufwand stehen. Dazu kommen Sammelauszahlungen, bei denen zwanzig Bestellungen als ein Betrag überwiesen werden, und Rückbuchungen. Gute Lösungen holen die Abrechnungen der Zahlungsanbieter automatisch ab und lösen diese Sammelposten auf. Ohne das sitzt jemand jeden Monat mit einer Tabelle daneben.

Sonderfälle, die Arbeit machen.

• Retouren und Teilrückerstattungen: brauchen eine Gutschrift mit eigener Nummer.
• Gutscheine: steuerlich unterschiedlich zu behandeln, je nachdem, ob der Verwendungszweck feststeht.
• Verkäufe an Firmenkunden im EU-Ausland mit Umsatzsteuer-ID (B2B).
• Digitale Produkte mit besonderen Regeln beim Leistungsort (Abos und digitale Zugänge).
• Abo-Verlängerungen, die automatisch Rechnungen erzeugen.
• Nachnahme und Vorkasse mit zeitlichem Versatz zwischen Rechnung und Zahlung.

Alle diese Fälle sind lösbar — aber sie müssen vorher benannt werden. Wenn sie erst im Jahresabschluss auffallen, wird es teuer.

Was sich automatisieren lässt.

1. Rechnung entsteht automatisch bei Zahlungseingang.
2. Rechnung geht an den Kunden und in die Ablage.
3. Beleg wird an die Buchhaltung übergeben, täglich oder wöchentlich.
4. Abrechnungen der Zahlungsanbieter werden abgeholt und zugeordnet.
5. Abweichungen landen in einer Prüfliste statt in einem stillen Fehler.
6. Monatlich ein kurzer Abgleich: Stimmen Anzahl und Summen zwischen Shop, Buchhaltung und Konto?

Dieser letzte Punkt ist der wichtigste. Automatisierung ohne Abgleich führt dazu, dass ein Ausfall wochenlang niemandem auffällt.

So gehen wir vor.

1. Gespräch mit dir und deiner Kanzlei: Welches System, welches Format, welcher Rhythmus?
2. Bestandsaufnahme im Shop: Rechnungs-Plugin, Zahlungsarten, Sonderfälle.
3. Einrichtung der Übergabe, zunächst parallel zur bisherigen Handarbeit.
4. Ein Monat Testbetrieb mit Abgleich, bis die Zahlen übereinstimmen.
5. Umstellung, Dokumentation und Einweisung.

Typische Stolpersteine.

• Zwei Systeme vergeben Rechnungsnummern, es entstehen Lücken.
• Gebühren werden nicht getrennt, der Umsatz erscheint zu niedrig.
• Testbestellungen landen in der echten Buchhaltung.
• Stornos ohne Gutschrift, die Rechnung bleibt offen im System.
• Kein Abgleich, Ausfälle bleiben lange unbemerkt.
• Format nie mit der Kanzlei abgestimmt — sie tippt am Ende doch alles ab.

Wie es weitergeht.

Ich stimme mich direkt mit deiner Kanzlei ab und richte die Übergabe so ein, dass beide Seiten damit arbeiten können. Einen Überblick über alle Shop-Themen gibt die Seite WooCommerce-Entwicklung, Preisrahmen stehen unter Was kostet ein WooCommerce-Shop. Läuft dein Shop schon und es klemmt nur etwas: WooCommerce-Support.

Wer das macht.

Ich bin Manuel Killert, WordPress- und WooCommerce-Entwickler aus Quakenbrück. Ich baue Shops nicht nur zusammen, sondern entwickle die Funktionen, die es als Plugin nicht fertig gibt — für Markenfest individuelle Shop-Funktionen, für eine Lernplattform mit über 300 Lektionen den Verkauf digitaler Zugänge samt eigenem Plugin. Du sprichst direkt mit dem Entwickler, ohne Projektmanager dazwischen. Für Unternehmen im Raum Osnabrück bin ich auch vor Ort erreichbar.