ZUGFeRD oder XRechnung — welches Format brauchst du?

XRechnung ist eine reine XML-Datei — perfekt für Maschinen, für Menschen ohne Viewer unlesbar. Standard im Geschäft mit Behörden. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein PDF, in das dieselben Daten als XML eingebettet sind — der Empfänger sieht eine normale Rechnung, seine Software liest die Daten. Für Shops und Dienstleister meist die bessere Wahl. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.

Die Formate im Vergleich.

ZUGFeRD im Detail.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Was ankommt, ist ein PDF im Format PDF/A-3. Öffnet es ein Mensch, sieht er die gewohnte Rechnung mit Logo und Layout. Öffnet es eine Buchhaltungssoftware, findet sie im selben Dokument eine XML-Datei mit allen Werten und kann sie ohne Abtippen übernehmen. Genau das macht ZUGFeRD im Shop-Alltag so praktisch: Du änderst für Kunden, die das Thema nicht interessiert, praktisch nichts, erfüllst aber die Anforderungen für die, die es brauchen. Wichtig ist die Version — Pflichtkonform sind die Profile ab ZUGFeRD 2.0.1, ältere Fassungen und sehr reduzierte Profile reichen nicht.

XRechnung im Detail.

XRechnung ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie enthält ausschließlich strukturierte Daten, kein Layout. Dazu gehören Pflichtangaben, die im normalen Geschäft unbekannt sind — allen voran die Leitweg-Identifikationsnummer, mit der die Rechnung intern der richtigen Stelle zugeordnet wird. Ohne sie wird die Rechnung abgelehnt. Eingeliefert wird meist über ein Portal des Bundes oder des jeweiligen Landes, teils auch per Mail oder über das Peppol-Netzwerk. Wer öffentliche Auftraggeber beliefert, kommt an XRechnung nicht vorbei — für dich als Entwickler oder Handwerksbetrieb mit Kommunalaufträgen ist das Alltag.

Factur-X und das Ausland.

Factur-X ist das französische Gegenstück zu ZUGFeRD und technisch weitgehend identisch: PDF mit eingebettetem XML nach derselben Norm. Wer nach Frankreich fakturiert, wird dem Begriff begegnen. Im europäischen Austausch spielt außerdem das Peppol-Netzwerk eine Rolle — ein Transportweg, über den Rechnungen zwischen registrierten Teilnehmern direkt ausgetauscht werden, statt sie per Mail zu schicken. Für viele Shops ist Peppol heute noch nicht nötig, für Lieferanten größerer Konzerne und Behörden zunehmend schon.

Profile: nicht jedes ist erlaubt.

ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen, von sehr reduziert bis sehr detailliert. Für die deutsche Pflicht zählen nur die Profile, die der Norm EN 16931 entsprechen — die stark reduzierten Varianten enthalten zu wenige Felder und gelten nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. In der Praxis heißt das: Beim Einrichten des Plugins muss das richtige Profil gewählt werden. Genau das ist eine der Stellen, an denen es in der Praxis klemmt, weil die Voreinstellung nicht immer passt.

Welches Format für wen.

Viele Rechnungs-Plugins können beides erzeugen. Dann ist die pragmatische Lösung: ZUGFeRD als Standard, XRechnung dort, wo der Empfänger es verlangt. Welche Plugins das beherrschen: E-Rechnung-Plugins im Vergleich.

Prüfen, ob es stimmt.

Bevor die erste echte Rechnung rausgeht, gehört jede erzeugte Datei durch eine Validierung. Es gibt kostenlose Prüfwerkzeuge im Netz, die eine Datei gegen die Norm testen und genau anzeigen, welches Feld fehlt oder falsch belegt ist. Typische Funde: fehlende Steuernummer, ein Leistungsdatum, das nicht gesetzt wird, falsch berechnete Steuersummen oder ein Profil, das nicht zulässig ist. Diese Prüfung dauert zehn Minuten und erspart Rückweisungen durch Kunden, die alles automatisiert einlesen.

Wie es weitergeht.

Wenn unklar ist, welches Format deine Kunden erwarten, klären wir das im Gespräch und richten beides ein. Einen Überblick über alle Shop-Themen gibt die Seite WooCommerce-Entwicklung, Preisrahmen stehen unter Was kostet ein WooCommerce-Shop. Läuft dein Shop schon und es klemmt nur etwas: WooCommerce-Support.

Wer das macht.

Ich bin Manuel Killert, WordPress- und WooCommerce-Entwickler aus Quakenbrück. Ich baue Shops nicht nur zusammen, sondern entwickle die Funktionen, die es als Plugin nicht fertig gibt — für Markenfest individuelle Shop-Funktionen, für eine Lernplattform mit über 300 Lektionen den Verkauf digitaler Zugänge samt eigenem Plugin. Du sprichst direkt mit dem Entwickler, ohne Projektmanager dazwischen. Für Unternehmen im Raum Osnabrück bin ich auch vor Ort erreichbar.