E-Rechnung für Kleinunternehmer — befreit, aber nicht außen vor.

Kurz gesagt

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit — sie dürfen weiter Papier oder PDF verschicken. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber wie jedes andere Unternehmen, und zwar schon seit dem 1. Januar 2025. Wer an Behörden fakturiert, braucht davon unabhängig eine XRechnung.

Die zweigeteilte Antwort.

Die Befreiung gilt für die Ausstellung, nicht für den Empfang. Diese Unterscheidung ist entscheidend und geht in vielen Beiträgen unter. Ein Grafikdesigner mit 40.000 Euro Jahresumsatz darf seine Rechnungen weiter als PDF schicken — muss aber die E-Rechnung seines Hosters oder Lieferanten annehmen und aufbewahren können.

Empfang: was du brauchst.

1. Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen, die du deinen Lieferanten mitteilst.
2. Einen Weg, XML-Rechnungen lesbar zu machen — ein kostenloser Viewer reicht für den Anfang.
3. Eine Ablage, in der die Originaldateien unverändert liegen bleiben, nicht nur Ausdrucke.
4. Klarheit darüber, wie lange aufbewahrt werden muss — das klärt die Steuerkanzlei.

Mehr dazu, inklusive eines einfachen Ablaufs: E-Rechnungen empfangen und archivieren.

Freiwillig ausstellen?

Du musst nicht, aber es kann sich lohnen. Drei Gründe sprechen dafür. Erstens Kunden: Größere Firmen und Behörden arbeiten zunehmend vollautomatisch. Wer E-Rechnungen schickt, wird schneller bezahlt, weil die Rechnung ohne Umweg ins System läuft. Zweitens Aufwand: Wenn deine Rechnungssoftware es ohnehin kann, ist es ein Haken in den Einstellungen. Drittens Zukunft: Wächst dein Umsatz über die Grenze der Kleinunternehmerregelung, greift die Pflicht sofort — dann ist es angenehm, die Umstellung längst hinter sich zu haben. Wichtig: Wer freiwillig eine E-Rechnung ausstellt, muss sie richtig ausstellen, inklusive Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung und ohne ausgewiesene Umsatzsteuer.

Rechnungen an Behörden.

Unabhängig von der Kleinunternehmerregelung gilt: Wer Aufträge von öffentlichen Auftraggebern abrechnet, muss in der Regel eine XRechnung einreichen — inklusive Leitweg-Identifikationsnummer und meist über ein Portal. Diese Vorgabe kommt aus der Verwaltung, nicht aus dem Umsatzsteuerrecht. Für Handwerksbetriebe, Dienstleister und Freiberufler mit Kommunalaufträgen ist das der häufigste Berührungspunkt mit dem Thema. Details zum Format: ZUGFeRD oder XRechnung.

Welche Werkzeuge reichen.

Wenn du aus der Regelung herauswächst.

Überschreitest du die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung, wird aus der Befreiung schnell eine Pflicht — dann gelten dieselben Fristen wie für alle anderen. Praktisch heißt das: Rechnungen müssen Umsatzsteuer ausweisen, das Rechnungsprogramm muss E-Rechnungen erzeugen können, und die Stammdaten müssen vollständig sein. Wer diese Umstellung schon vorbereitet hat, verliert im Wechseljahr keine Zeit. Und wer einen Shop betreibt, sollte ohnehin früh prüfen, wie viele Firmenkunden dort einkaufen (E-Rechnung in WooCommerce).

Checkliste.

1. Eigene Rechnungsadresse eingerichtet und Lieferanten mitgeteilt.
2. Viewer oder Buchhaltungssoftware vorhanden, mit der du E-Rechnungen ansehen kannst.
3. Ablage geklärt, Originaldateien werden gesichert.
4. Aufbewahrungsfrist mit der Kanzlei besprochen.
5. Geprüft, ob du an öffentliche Auftraggeber fakturierst.
6. Entschieden, ob du freiwillig umstellst.
7. Termin im Kalender, um die Entscheidung jährlich zu prüfen.

Wie es weitergeht.

Für kleine Betriebe reicht meist ein halber Tag: Postfach, Ablage, Software und eine kurze Einweisung. Einen Überblick über alle Shop-Themen gibt die Seite WooCommerce-Entwicklung, Preisrahmen stehen unter Was kostet ein WooCommerce-Shop. Läuft dein Shop schon und es klemmt nur etwas: WooCommerce-Support.

Wer das macht.

Ich bin Manuel Killert, WordPress- und WooCommerce-Entwickler aus Quakenbrück. Ich baue Shops nicht nur zusammen, sondern entwickle die Funktionen, die es als Plugin nicht fertig gibt — für Markenfest individuelle Shop-Funktionen, für eine Lernplattform mit über 300 Lektionen den Verkauf digitaler Zugänge samt eigenem Plugin. Du sprichst direkt mit dem Entwickler, ohne Projektmanager dazwischen. Für Unternehmen im Raum Osnabrück bin ich auch vor Ort erreichbar.